Commencez par rassemblez toutes les preuves possibles : les documents à joindre au dossier de recevabilité ou à joindre en annexes du dossier de validation.
C'est-à-dire toutes les traces concrètes (et pertinentes) de vos fonctions et réalisations :
- les certificats ou contrats de travail, attestations d'emploi, à défaut vos bulletins de salaires, les autres formes de contrats (mandats...), les lettres de recommandations, vos habilitations officielles, les fiches de poste, les organigrammes des services fréquentés, les référentiels compétences internes à votre entreprise, vos notifications de promotion, les titres et diplômes validés, les dispenses d’épreuves déjà acquises, les référentiels de vos diplômes d'un niveau similaire ou supérieur au diplôme visé (Ce point est particulièrement important dans le cas où vous avez obtenu des diplômes à l'étranger), lettres de mission, les contrats et conventions entre parties, les synthèses de bilan de compétences. Bref, toutes pièces apportant des preuves officielles de vos activités.
- Si vous êtes non salarié, ajoutez les descriptifs des prestations facturées, un extrait de K bis pour les activités commerciales, un extrait d'immatriculation D1 pour les activités artisanales, déclaration d'existence URSAFF, éventuellement une déclaration fiscale 2035 plus son annexe ou la déclaration 2342 et si si la société est assujettie à l’impôt sur les sociétés, la déclaration fiscale 2065.
- Si vous êtes bénévole, une attestation obligatoire signée par deux responsables ayant pouvoir ou délégation de signature pour l'association (syndicat...), un contrat de volontariat associatif.

Si certaines pièces sont manquantes, VAE Guide Pratique peut vous faire parvenir des modèles vierges de demandes d'attestations d'emploi, de formation ou d'activités bénévoles à remplir par les organismes employeurs ou dispensateurs de formation.
Adressez vos demandes à contact@vaeguidepratique.fr

Dans le dossier de validation, vous annexerez, vos écrits professionnels, publications, articles, rapports, travaux d'études, outils, compte-rendus, rédaction de projets et tous les documents relatifs à vos projets, photographies, plans, book, distinctions, prix, brevet, vos archives, vos réalisations professionnelles et personnelles... Commentez ces annexes.
Si les documents probants sont rédigés dans une langue étrangère, l'organisme valideur peut vous demander de les faire traduire par un traducteur assermenté et les certifier conformes à l’original.

La VAE étant un travail sur la preuve, il est essentiel de rassembler un maximum de pièces établissant la véracité des faits évoqués et de les annexer à votre dossier de validation.

Il existe deux sortes de preuves qui font reconnaitre de façon certaine au jury le niveau des acquis issus de vos expériences :
- les preuves directes, c'est-à-dire ce qui est avéré : vos documents justificatifs et attestations. (voir plus haut)
- les preuves indirectes, c'est-à-dire ce qui rend le niveau des compétences vraisemblable. Elles se manifestent lors de votre travail écrit et lors de l'entretien oral face au jury de validation.
Chaque phrase de votre dossier doit mettre en évidence l'effort et le niveau de votre réflexion, confirmer les qualités, aptitudes, savoir-faire, connaissances requis par le diplôme. Raisons pour lesquelles nous insistons sur la qualité de vos descriptions, de vos explications et arguments.
Lisez : Comment explorer ses activités de manière convaincante pour le jury ?



Par quoi commencer ?

1 - Construisez un inventaire de vos activités selon cette arborence-modèle. Sélectionnez les activités à décrire et à analyser dans votre dossier de validation. Choisissez celles qui sont le plus en lien avec le référentiel diplôme.

2 - Pour réaliser un inventaire complet, décomposez vos activités dans le temps - Suivez le déroulement temporel de l’action avant, pendant, après la réalisation.
Revivez le cycle de l'action, puis demandez-vous combien de temps vous passez pour chacune de vos activités, vos tâches ? Faites ce recensement en phase "normale" d'exercice, puis en phase "anormale".
- L'Education Nationale et la DRASS demande de décrire au minimum 4 activités ou situation de travail en lien direct avec les pôles d'Enseignement. En ce qui concerne les universités, les écoles d'ingénieurs, le CNAM, les exigences sont variables. Généralement, ils demandent la description et l'analyse de plusieurs de vos études et gestion de projet.

Questions : approfondissez page suivante
Test d’entrée : 
Quelle était la situation ?
Qu'est-ce qui a attiré votre attention ? Que s’est-il passé d’abord ? Qu'observez-vous ?
Par quoi avez-vous commencé ? Qu’avez-vous fait en premier ?
Quel était votre point de départ ?
Au début, qu’est-ce qui vous parait important ?
Qu’est-ce qui vous vient à l’esprit en premier à propos de cette activité ?
Comment avez-vous identifié le problème à résoudre ?
Enchainement logique :
Qu’avez-vous fait ensuite ?
Qu’avez-vous pris en compte ?
Que s’est-il passé ensuite ? ...
Fin :
Que s’est-il passé à la fin ? Par quoi avez-vous terminé ? Qu’avez-vous fait en dernier ? Comment savez-vous que c’était terminé et qu’il n’y avait plus rien à faire ? Qu'avez-vous appris ?
Que déduisez-vous (à propos de votre autonomie, de vos priorités, de vos objectifs, de vos performances, de votre organisation) ?
- Vos pratiques professionnelles ont-elles évolué dans le temps ? Comment ? Analysez les écarts.

Outil : Vous pouvez créer un logigramme (exemple à télécharger) pour chacune de vos activités

3 - Suivez le déroulement des prises d’informations. Approfondissez ICI.
Distinguez les informations internes et externes à l'Organisation. Repérez les sources.
Test d’entrée :
Comment saviez-vous qu'il fallait intervenir ?
Comment saviez-vous que c’était cela qu’il fallait faire en premier ?
Comment saviez-vous que cela devait être fait ?
Comment saviez-vous que c’était cela qu’il fallait faire ?
Comment saviez-vous que c’était de cette manière qu’il fallait faire ?
Comment saviez-vous que c’était difficile (ou facile) ?
Comment saviez-vous que vous ne saviez pas le faire ?
A quoi avez-vous reconnu que c’était fini ?
A quoi avez-vous reconnu que vous aviez atteint votre but ?
Qu’a-t-il fallu pour concevoir, réaliser ... ?
Comment saviez-vous que c'était ce qu'il fallait faire ?
Les compétences et connaissances sont dissimulées derrière ce type de question.

4 - Définissez, surtout si vous visez des diplômes de deuxième et troisième cycles.
- Si vous aviez à définir votre métier (ou de tous les métiers exercés au cours de votre carrière et en lien avec le diplôme), que diriez-vous ?
- Si vous aviez à définir une à une chaque activité de votre métier, que diriez-vous ?
Confrontez vos réponses au référentiel diplôme. Pointez les écarts, justifiez-les.

5 - Suivez les informations satellites complémentaires.
Les questions sur les informations satellites portent sur la politique et la stratégie de l'Organisation, les enjeux, les circonstances, les règlementations et obligations, les contingences, les causalités, les interactions, les objectifs visés, les valeurs, l'organisation, les processus, les contraintes, les changements, les aléas, les savoirs théoriques et pratiques, les expertises, l'environnement, la conjoncture.
- Quelles sont les conséquences de ... ? Qu'est-ce que cela signifie ?
- Mettez l'accent sur tous les indicateurs de performance illustrant le niveau des compétences (Chiffrez autant que nécessaire...)
- Contextualisez toujours.
- Explicitez vos pratiques professionnelles de façon à ce que le jury puisse imaginer l'action en train de ce faire.
Cette liste de verbes d'action peut vous y aider.

- Reportez-vous au protocole de questions génériques suggérées dans ce ce site (Cyclez les flèches - page suivante ou précédente - situées en tête et pied de page).
Posez-vous les questions se rapportant aux informations satellites qu’après l’exposé des descriptions claires et neutres des tâches de façon à ne pas perturber lesdites descriptions par des jugements de valeur, des appréciations subjectives.

6 - Les textes règlementaires
Il est indispensable de maitriser le cadre légal :
- Relisez les principales dispositions législatives et règlementaires s'appliquant à votre profession, charte ou règlement intérieur, déontologie...
Faites référence (éventuellement annexez-les à votre dossier) les principaux textes règlementaires.
- Relisez votre convention collective.
- Evoquez les normes (Afnor, ISO, CEN) qui vous devez respecter.

7 - Pour les candidats visant des certifications des niveaux : licence, master 1 ou 2, titre d'ingénieur, doctorat, une introduction à votre dossier et surtout une conclusion est souvent pertinente à rédiger. Lisez "Comment récolter les connaissances expertes et les verbaliser ?"
Dans votre introduction, présentez les missions ou situations de travail que vous souhaitez décrire. En quoi sont-elles intéressantes à décrire et à analyser (faites des liens avec le référentiel diplôme) ? Quelles sont les principales problématiques ?
Dans votre conclusion, énoncez ce que vous avez appris, approfondi lors de cette mission.

8 - Créez un sommaire détaillé avec une pagination de votre dossier.
Respectez les codifications éventuellement prévues par l'organisme valideur et numérotez vos annexes.
L'organisation de votre dossier doit être impeccable (plan, sommaire, introduction, développement structuré, conclusion). Les membres du jury déplorent un travail confus, car ils comprennent que dans l'exercice quotidien de votre profession vous n'êtes pas apte à informer clairement les parties prenantes.
Songez que le jury aura peu de temps pour lire en détail votre dossier.
Facilitez-lui le travail : faites un plan précis, annoncez-le, soulignez les valeurs importantes.

9 - Créez un lexique recensant les terminologies liées à votre domaine et à votre contexte professionnel et à votre domaine de compétence : les définitions, les termes techniques, les outils, les jargons, les abréviations, les sigles, les acronymes et les concepts utilisés dans vos écrits.
Dans le corps du texte du dossier de validation, renvoyez à ce lexique.