Livret (dossier) de validation des acquis
 
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EMPLOI - E...
Prouver vos capacités à organiser, animer, définir, décider.
Expliciter votre sens des responsabilités

 

18 - Précisez, si vous exercez des fonctions d’encadrement

 

Un accompagnement sans questionnement n'existe pas.
Ce protocole de questions modèles s'adapte à de nombreux diplômes jusqu'au niveau bac+2 voire 3. Créez votre rapport à ce questionnaire-outil destiné à faire émerger des souvenirs illustrant les acquis nés de vos expériences, à révéler l'arrière-plan des situations de travail et vos opérations mentales. Ce qui importe n'est pas la quantité d'information transmise, mais la perspicacité par rapport au diplôme visé.
Il n'y a pas de mauvaises réponses, mais des réponses "à côté" ou incomplètes.
Sachez exploiter les questions des organismes valideurs au niveau de complexité requis.
Votre travail d'auto-information fait, rédigez, puis synthétisez vos écrits.
A partir du niveau Bac+3, nos accompagnateurs conçoivent des outils plus précis.
Rappelons que plus de 14000 diplômes supérieurs sont accessibles par validation des acquis.

 

Quelles compétences implicites se cachent derrière vos responsabilités ?

Que faites-vous pour asseoir votre légitimité, votre leadership ? Décrivez et analysez votre savoir faire-faire.
Montrez vos capacités à prendre des responsabilités, diriger, valider, définir, organiser, animer, motiver, évaluer et contrôler (fonctions contenantes) ; vos qualités relationnelles, d'arbitre, de médiateur, vos capacités à communiquer, à expliquer et à transmettre.

Explorez les différents types de leadership : décisions solitaires, justifications des décisions auprès des subordonnés, sollicitation d'idées auprès de l'équipe, ouverture aux aménagements des décisions, délégation de décisions dans des limites prédéfinies (lesquelles ?).

 
Chapitres : Situation - Que définissez-vous ? Que contrôlez-vous ? Qu'évaluez-vous ?
Que dirigez-vous et organisez-vous ? Que décidez-vous ? -
Questions rattachées - Outils
 
     

- Depuis quand exercez-vous ces responsabilités d'encadrant ?
- A quel niveau exercez-vous vos responsabilités ? Faites-vous partie du comité de direction ? Etes-vous un cadre intermédiaire, au niveau des services fonctionnels et opérationnels ? Etes-vous un cadre de proximité, planifiez-vous et contrôlez-vous les activités d'une équipe ?
- Qui a défini vos responsabilités, vos prérogatives, les attentes, les spécificités ? Ont-elles évolué au fil du temps ? Comment ?
- Pour qui devez-vous décider ? Avez-vous déjà pris des décisions importantes ? Explicitez.
- Quel est le volume de temps que vous consacrez au management de l'équipe (management individuel et collectif) ?
- Comment s'est passé votre prise de responsabilité ?

- Qu'avez-vous adapté de votre comportement, de vos méthodes, lorsque vous êtes devenu cadre responsable ? Comment y êtes-vous parvenu ?
- Sur quelles activités devez-vous engager votre responsabilités d'encadrant ?
- Avez-vous une délégation de signature, de pouvoir, de fonction ? Dans quels domaines ? Expliquez.
- Participez-vous à la codification des compétences ?
- Que pouvez-vous autoriser à l'équipe ? Sous quelles conditions ?
- Qu'est-ce que votre équipe ne peut pas décider ou faire sans vous avoir préalablement averti ? Quand devez-vous accorder des autorisations ? Expliquez, justifiez.
- Que pouvez-vous autoriser ? Que devez-vous proscrire à l'équipe ? Justifiez.
- Vous veillez au respect de quelles lois ? De quelles règlementations ? Comment faites-vous ?
- Quand décidez-vous ? Quand déléguez-vous ? Quand faites-vous participer aux décisions ? Quand devez-vous convaincre ?


Réadministrez la question 13 d'une autre manière :

• Situez :
- Quelles sont vos responsabilités (cadre administratif, technique, commercial) ? De quel niveau ? Quelle est votre influence ?
- Quelles sont les limites de vos responsabilités ?
- Comment se répartissent les responsabilités ? Participez-vous à leur définition ?
- Mettez-vous en place une stratégie d'entreprise ? Laquelle ?
- Un management qualité est-il institué ? Décrivez.
- Avec qui partagez-vous vos responsabilités ?
- Quelle place avez-vous au sein de l'organisation ?
- Avez-vous un pouvoir de décision ? Lequel ? Dans quel domaine ? Délimitez ce pouvoir si possible (Par décision, pensez choix entre plusieurs options possibles pour apporter une solution satisfaisante).
- Quand décidez-vous ? Ou quand participez-vous aux décisions ?
- Quels types de décision prenez-vous ? Lorsque vous pilotez les activités ? Lorsque vous pilotez vos équipes ?
- Que décidez-vous seul pour l'équipe ? L'Organisation ?
- Définissez-vous le taux d'encadrement pour chaque tâche ? Quelles sont les tâches critiques ?
- Quelles sont les décisions collégiales ? Pour quelles missions ? Expliquez
- Pour quelles missions assurez-vous le rôle de cadre ?
- Encadrez-vous vos activités en terme d'organisation ? En termes techniques ? En termes budgétaires ? Expliquez.
- De quelles missions êtes vous le prescripteur ?
- Qui encadrez-vous ? Quels profils professionnels ? à relier à la question 23
- Quel est le nombre de personnes encadrées et qui (quel statut : salariés, stagiaires..., quelle ancienneté, quel niveau .. )? Distinguez l'effectif sous votre responsabilité directe et indirecte.
- Quelles sont les fonctions de vos collaborateurs ?
- Avez-vous un pouvoir hiérarchique ? L'utilisez-vous ? Dans quelles circonstances ?
- Quelles sont vos responsabilités envers vos subalternes, vos collègues et votre environnement ?
- L'exercice de vos fonctions est-il encadré par des lois, règlements, directives, procédures ? Lesquelles ?
- Vous respectez quelle déontologie ? Développez à ce sujet.
- Comment accueillez-vous les nouveaux collaborateurs ? Rédigez-vous des documents d'accueil, de présentation ? A joindre en Annexe X...
- Quels outils de management utilisez-vous (créez-vous) ? - Diagrammes d'analyse, outils de préparation de plans d'action... Comment ? Dans quels buts ? Pour quelles décisions ? A joindre en Annexe X...
- Comment communiquez-vous avec vos collaborateurs ? Que communiquez-vous ? Quels informations devez-vous contrôler ? Quels moyens pratiques de communication avez-vous mis en place ?
- Quels moyens mettez-vous à disposition de vos collaborateurs ? Comment les répartissez-vous ?
- Quel est l'envergure de votre budget à gérer pour l'année ?
- Avez-vous déjà piloté un changement ? Un projet ? A relier à la question 16

Définition des activités - Direction des activités :
- Avez-vous recruté ? Qui ? A quelle fréquence ? Décrivez vos méthodes de recrutements. Quelles catégories de personnel, sur quelle(s) mission(s) ?
- Quelles sont les missions que vous définissez ? Comment ? Exemple.
- Comment les expliquez-vous ?
- Définissez-vous les missions, les activités et tâches de chaque membre de l'équipe ? Quelles définitions en donnez-vous ?
- Vos subalternes ont besoin de quelles instructions ?
- Que devez-vous savoir, maitriser pour donner ces instructions ?
- Ces définitions sont-elles faites dans le respect d'un cadre réglementaire précis ? Lequel ?
- Ces définitions sont-elles faites dans le respect d'une stratégie d'entreprise ? Laquelle ?
- Quel champ d'intervention définissez-vous ? Comment ? Quelles sont les limites que vous définissez ? à relier à la question 17
- Définissez-vous les responsabilités de chacun ?
- Que faites-vous pour clarifier le rôle de chacun ?
- Que faites-vous pour motiver ?
- Que faites-vous pour faire respecter votre champ de responsabilités ?
- Définissez-vous les résultats à atteindre ? Comment ? Donnez un exemple.
- Définissez-vous les plans d'action de vos subalternes ? Comment faites-vous ?
- Que mettez-vous en place pour communiquer, organiser, planifier, déléguer, contrôler et valider ?
- Proposez-vous des méthodes de travail ? Lesquelles ?
- Fixez-vous des résultats à atteindre ? Comment faites-vous ?
- Fixez-vous des cadences de production ? En fonction de quoi ?
- Fixez-vous des critères de réussite d'une mission ou activité ? Lesquels ? Justifiez
- Déterminez-vous une politique d'entreprise ? Laquelle ? Comment ? Quels sont vos critères ? Ou participez-vous à la réflexion stratégique ? Vous intégrez quels points de vue ?
- Que faites-vous pour améliorer les conditions d'exercice des missions de votre équipe ? Qu'étudiez-vous ?
- Que faites-vous pour accroitre les moyens nécessaires à la réussite des missions de votre équipe ?

• Vos contrôles des activités de l'équipe :
- Faites-vous respecter une démarche qualité ? Laquelle ?
- Faites-vous respecter des mesures de sécurité ? Comment les contrôlez-vous ?
- Faites-vous respecter des dispositions légales et règlementaires ?
- Comment contrôlez-vous les ratios de qualité, de coût et de délai ?
- Quelles exigences minimales spécifiez-vous ? Maximales ?
- Comment formalisez-vous vos outils de contrôle ?
- Comment faites-vous remonter les informations du terrain ?
- Pour chaque activité de chaque membre de l'équipe, quels points de contrôle avez mis en place ? Expliquez.
- Fixez-vous les moyens à mettre en oeuvre ? Quels sont ces moyens ?
- Réalisez-vous vous-même ces contrôles ?
- Quels sont les différents types de contrôle ? Vos contrôles se font à partir de quoi ?
- Quand est-il pertinent de mettre en œuvre les contrôles ? Pour observer quels résultats ?
- Sur quoi portent vos contrôles ? Quand et à quelle fréquence (constante, régulière, aléatoire dans ce dernier cas explicitez le contexte)...) ? Dans quel contexte les réalisez-vous ? Justifiez.
- Sur quels points portent prioritairement vos contrôles ? Secondairement ? Selon quels critères ?
- De quelle manière contrôlez-vous l'exercice des activités de l'équipe ?
- Que comparez-vous lors de ces contrôles ? Comment ?
- Quels sont les objectifs et les enjeux visés par vos contrôles ? (repérage, pensez prévention, maitrise des risques, coûts..., aide au pilotage de l'activité, aide à la prise de décision)
- Analysez-vous les contrôles ? Comment ? Les contrôles vous informent de quoi ?
- Redigez-vous un rapport de contrôle ? Tenez-vous un registre de contrôle ? A qui le transmettez-vous ? Délivrez-vous des certificats de contrôle ?
- Comment détectez-vous les erreurs ?
- Que faites-vous pour prévenir les dysfonctionnements ?
- Comment décelez-vous les insuffisances ? Les faiblesses de compréhension, d'exécution ? Comment les corrigez-vous ?
- Donnez-vous des consignes de corrections à accomplir ? de quelle manière et en quelles occasions ?
- Que faites-vous pour contrôler et faire respecter les règlementations, la déontologie ?
- Contrôlez-vous les présences, absences, congés, heures supplémentaires, etc. ?
- De quelle nature ont été vos dernières instructions de corrections à effectuer ? Donnez des exemples.

Direction, organisation, animation des activités et des équipes :
- Quelle stratégie, politique d'entreprise mettez-vous en place ?
- Que devez-vous étudier avant, pendant et après les interventions de vos équipes ?
- Pour chaque activité de chaque membre de l'équipe, que devez-vous décider ?
- Quelles consignes devez-vous donner pour que chaque activité soit réalisée conformément aux attentes ?
- A quelles occasions favorisez-vous la compétition ? Expliquez.
- A quelles occasions favorisez-vous la collaboration ? Expliquez.
- Déléguez-vous la conception ou la réalisation des certaines activités ? Lesquelles ?
- Déléguez-vous certaines responsabilités ? Lesquelles ?
- Comment formalisez-vous votre schéma d'organisation ?
- Vous définissez la feuille de route de vos collaborateurs. Expliquez.
- Associez-vous l'équipe à vos décisions ? Expliquez.
- Comment organisez-vous votre emploi du temps ?
- Concevez-vous, utilisez-vous un tableau de bord fonctionnel ? A joindre en annexe X...
- Que décidez-vous ? Pour qui ?
- Avez-vous défini des règles de fonctionnement de l'équipe ?
- Trouvez-vous des moyens de financement ? Négociez-vous des crédits ?
- Avez-vous défini des marges d'initiative et d'autonomie pour chaque membre de l'équipe ? Lesquels ?
- Déterminez-vous des critères et des indicateurs de performance ? Lesquels ? Quels sont vos outils ? A joindre en annexe X...
- Qu'est-ce que vos indicateurs permettent de détecter ?
- Comment briefez-vous l'équipe ?
- Que transmettez-vous comme consignes ? Comme informations ? Comme recommandations ? Comment le dites-vous ?
- Comment faites-vous pour vous assurer d'être bien compris ?
- Quelles informations ne transmettez-vous pas ?
- Formez-vous votre équipe ? Sur quoi ? Comment ?
- Comment vous assurez-vous que vous êtes bien compris ?
- Que faites-vous pour faciliter la commnunication ?
- Quels objectifs qualitatifs et quantitatifs fixez-vous ? Lesquels fixez-vous individuellement ? Lesquels au groupe ? Que dites-vous ? Est-ce négociable ?
- Fixez-vous des priorités ? Lesquelles ?
- Quel mode d’organisation du travail en groupe adoptez-vous ? La coopération, la collaboration... ?
- Comment coordonnez-vous les actions à réaliser ? Selon quelle logique ?
- Comment repérez-vous les forces et les faiblesses ?
- Rédigez-vous des notes de service ?
- Animez-vous des réunions de travail ? Lesquelles ?
- Animez-vous des réunions d'écoute et de concertation avec vos collaborateurs ? Comment ? Qu'en retirez-vous ?
- Organisez-vous et réalisez-vous les entretiens annuels de vos collaborateurs ? Expliquez. Quels sont vos critères d'évaluation ?
- Quelles tâches déléguez-vous ? Pour quelles raisons ?
- Quelles marges d'autonomie et d’initiative laissez-vous ? à relier à la question 17
- Comment stimulez-vous les initiatives ? à relier à la question 17
- Généralement quel espace de négociation laissez-vous à l'équipe ?
- Comment favorisez-vous le travail d’équipe ?
- Que faites-vous pour faciliter le travail de vos collaborateurs ?
- Comment coordonnez-vous le travail de l’équipe ?
- Comment assurez-vous la cohésion des membres de l'équipe ?
- Comment favorisez-vous l'implication des membres de l'équipe ?
- Comment motivez-vous l'équipe ?
- Quelles mesures d'incitation instituez-vous ? Comment ?
- Comment gérez-vous les conflits ? Comment les résolvez-vous ?
- Que faites-vous pour rester impartial ?
- Comment réussissez-vous à convaincre vos subalternes du bien-fondé de vos décisions ?
- Faites-vous une veille technologique ou autre ? Généralement pour aider à prendre quelles décisions ?
- Que faites-vous pour que votre autorité soit reconnue ?
- Généralement quelles sont les demandes de l'équipe ? Comment les traitez-vous ?

• Vos évaluations des activités de l'équipe :
- Comment et quand évaluez-vous qu'un membre de l'équipe est apte ou inapte à réaliser une activité ?
- Notez-vous vos subalternes ? Sur quels critères ? Décrivez, expliquez.
- Comment faites-vous pour qualifier le niveau de capacité, d'aptitude de vos subalternes ? Des clients ? Des fournisseurs ?
- Pour chaque activité de chaque membre de l'équipe, quelles procédures d'évaluation avez-vous mis en place ? Expliquez.
- Organisez-vous les entretiens annuels d'évaluation ? Que dites-vous ? Qu'écoutez-vous ? Qu'évaluez-vous ? Que proposez-vous ?
- Fixez-vous les moyens à mettre en oeuvre pour évaluer ? Quels sont ces moyens ? Vos évaluations se font à partir de quoi ?
- Comment formalisez-vous vos outils d'évaluation ?
- Fixez-vous des critères d'évaluation ? Quels sont-ils ? Qui les a définis ? Quels sont les indicateurs d'évaluation retenus pour cette évaluation. Qui les a retenus ? Commentez-les.
Ces critères permettent d’émettre quels jugements, de faire quelles estimations ?
- Sur quoi portent vos évaluations ? A quelle fréquence les faites-vous (constante, régulière, aléatoire dans ce dernier cas explicitez le contexte)...) ?
- Sur quels points portent prioritairement vos évaluations ? Secondairement ?
- Dans quel contexte sont-elles réalisées ?
- Comment évaluez-vous les résultats ?
- Quels sont les objectifs et les enjeux visés par vos évaluations ? (pensez améliorations des performances, de la sécurité, des conditions de travail, de la mise à niveau du personnel, élucidation des problèmes...)
- De quelle manière évaluez-vous l'exercice de l'activité de l'équipe (en groupe, individuellement)? Vos évaluations font-elles l'objet d'un rapport ?
- Que comparez-vous lors des évaluations ?
- Créez-vous des outils d'évaluation ? Lesquels ? Sur quoi ou qui portent-ils ? Que vous montrent-ils ? En Annexe X...
- Quels sont les résultats de vos évaluations ? Donnez des exemples
- Qui d'autre intervient pour évaluer les performances techniques, organisationnelles, relationnelles, commerciales, financières dans vos activités ?
- Quand et à quelle fréquence sont-elles généralement faites ?
- Comment analysez-vous les résultats ? Les évaluations vous informent de quoi ? Quelles expériences en retirez-vous ?
- Que faites-vous lorsque vos évaluations décelent des insuffisances ?
- Que donnez-vous comme consignes de corrections à accomplir ? De quelle manière et en quelles occasions ? Sur quoi portent-elles ? Donnez des exemples
- En quoi vos évaluations aident l'équipe à progresser dans le bon accomplissement de la mission ?
- En fin de mission faite vous une analyse de l'action menée ? Comment ? Collectivement ? Quels points examinez-vous ?
- Comment évaluez-vous le potentiel des membres l'équipe ? Selon quels critères ? En faites-vous un rapport ?
- Que faites-vous pour rester équitable ?

- Evaluez-vous des appels d'offres ? Comment ?
- Quels services de prestataires extérieurs évaluez-vous ? Comment ?

• Que décidez-vous ? Quand ? Pour qui ? Pour quoi ? Comment ? Qu'organisez-vous ? Comment ? Pour qui ?
Pour vous aider, vous pouvez faire un diagramme de toutes vos décisions d'action
Montrez le niveau de complexité, d’ambiguïté et de risque que vous devez étudier avant de décider
.
- Vous décidez suite à quelles études ?
- Quelle est l'influence des circonstances sur vos décisions et l'organisation des activités ? Exemple.
- Comment formalisez-vous vos décisions ?
- Quels sont vos moments ou points clés de décision et de validation ? Expliquez.
- Comment faites-vous pour valider ? Quelles méthodes employez-vous ?
- Vos décisions affectent quels niveaux de l'Organisation ? L'ensemble de l'entreprise ? Un service ? Une équipe ?
- Que décidez-vous lors de la phase de conception ? Lors de la définition des moyens ? Lors de la phase de réalisation ? Lors de la collecte des informations et des résultats ?
Illustrez par des exemples les conséquences découlant de vos décisions, sur l'équipe, l'organisation, les clients, les usagers, les tiers, les biens et services produits,
puis de tous les points de vue .
Montrez comment vos décisions s'adaptent à chaque type de situation rencontrée.

- Comment répartissez-vous les ressources disponibles ?
- Quels sont vos arbitrages ? Vis-à-vis de qui ? De quoi ?
- Quels équilibres devez-vous respecter ?
- Comment organisez-vous et structurez-vous votre processus de décision ?
- Qui consultez-vous ? Expliquez.
- Quelles approbations donnez-vous ? A qui ? Quand ? Comment ?
- De quels outils d'aide à la décision disposez-vous ? (tableau de bord, bilan, suvi des ressources, contrôle de la gestion, contrôle qualité, contrôle des délais, contrôle des processus...) Décrivez. Montrez et expliquez la portée globale de vos outils. A joindre en Annexe X...
- Comment savez-vous que votre équipe est suffisamment informée de la situation ? Des enjeux ? Des procédures ? Des objectifs ? Des moyens de les atteindre ?
- Lorsque vous devez décider dans une situation complexe, quels points de vue examinez-vous ? Exemple.
- Que faites-vous pour créer un climat favorable à l’exercice d’un “travail en commun” ?
- Que faites-vous pour créer un climat favorable à l’accomplissement d’un travail de qualité ?
- Que faites-vous pour capitaliser et transmettre les savoir-faire collectifs ?
- Que faites-vous pour valoriser l'équipe ?
- Que faites-vous pour développer les compétences et l'implication des membres de l'équipe ?
- Que faites-vous pour faire respecter une déontologie, le règlement intérieur, les lois, les règlementations... ?
- Que faites-vous pour relier les points forts de vos collaborateurs avec les postes ?
- Que faites-vous pour gérer les carrières ?
- Que faites-vous pour favoriser les prises d'initiatives ? Pour favoriser les prises de responsabilité ?
- Que faites-vous pour relier éthique et décision ?

- Veillez-vous à l'amélioration des conditions de travail ? Comment ?
- Comment "récompensez-vous" les performances de vos collaborateurs ?
- Avez-vous déjà eu tort dans certaines de vos décisions ? Expliquez. Qu'avez-vous retiré de cette expérience ?
- Quelle est la décision la plus difficile que vous ayez eu à prendre ? Développez.

• Questions rattachées :
- Qu'est-ce que vos subordonnés attendent de vous ?
- Quelles sont les principales problématiques rencontrées dans vos fonctions d'encadrement ? Pendant de vos contrôles ? Et lors de vos évaluations ?
- Quelle est l'importance de votre management sur les résultats ? Pour atteindre les objectifs à atteindre ? Expliquez comment vous évaluez cette importance ?
- Comment faites-vous concorder les instructions des équipes dirigeantes avec les réalités observées sur le terrain ? Quels sont les décalages ? Les contradictions ?
- Comment adaptez-vous l'organisation, vos équipes aux changements à venir ?

- Quelles règles imposez-vous à vos équipes ? Justifiez les.
- Quelles contraintes imposez-vous ? Justifiez-les.
- Quelles sont vos principales exigences ? Quelles sont vos contraintes ?

- Que faites-vous lorsque vos consignes n'ont pas été suivies ?
- A qui rendez-vous compte de vos actions ?
- Selon vous, quelles connaisances, qualités, capacités, compétences un cadre doit-il posséder dans votre Organisation ?
- Qu'est-ce que vous ont appris vos fonctions d'encadrements ?
- Qu'est-ce que vous avez appris les "séniors" de l'équipe ? Des jeunes recrues ?
- Selon vous, sur quels points avez-vous des progrès à faire ?
- Sur quels points avez-vous progressé depuis vos débuts de cadre ?
- Les augmentations de salaire, les primes, les promotions dépendent-elles de votre avis ? Comment justifiez-vous vos avis ?
- Quelle est la fréquence de vos rapports avec vos subalternes ? Avez-vous un rôle-conseil ?
- Animez-vous des entretiens dans le cadre dialogue social dans l'entreprise ? Lesquels ? Quelles questions posez-vous ? Que dépistez-vous ?
- Echangez-vous avec les représentants du personnel ? En quelles occasions ? Dans quels buts ?
- Développez-vous des plans de carrière ?
- Intégrez-vous la santé et la sécurité au travail des équipes dans votre management ? Comment ?

• Conclusion :
- Faites une synthèse et un bilan réflexif autour de cette question.
- Qu'avez-vous appris dans l'exercice de vos fonctions d'encadrant ? Faites le point sur ce que vous avez compris et appris de neuf et mettez le en relation avec le référentiel diplôme.












     

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