Livret (dossier) de validation des acquis
 
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EMPLOI - E...
Prouver vos capacités à progresser en comprennant le rôle de votre hiérarchie.
Vos capacités à repérer et analyser les écarts

 
   

13 - Qui définit, contrôle et évalue vos activités ?
Soyez raccord avec les questions 23 et 24

 

Un accompagnement sans questionnement n'existe pas.
Ce protocole de questions modèles s'adapte à de nombreux diplômes jusqu'aux niveaux bac+2 voire 3. Créez votre rapport à ce questionnaire-outil destiné à faire émerger des souvenirs illustrant les acquis nés de vos expériences, à révéler l'arrière-plan des situations de travail et vos opérations mentales. Ce qui importe n'est pas la quantité d'information transmise, mais leur perspicacité par rapport au diplôme visé.
Il n'y a pas de mauvaises réponses, mais des réponses "à côté" ou incomplètes.
Sachez exploiter les questions des organismes valideurs au niveau de complexité requis.
Votre travail d'auto-information fait, rédigez, puis synthétisez vos écrits.
A partir du niveau Bac+3, nos accompagnateurs conçoivent des outils plus précis.
Rappelons que plus de 14000 diplômes supérieurs sont accessibles par validation des acquis.

Répondez méthodiquement en partant de l'inventaire des activités énoncées et définies à la question 12.

Définition : Détermination précise du contenu de vos missions, activités, tâches. L'idée dominante est de tracer les limites qui circonscrivent vos responsabilités. Savoir définir est l'une des compétences les plus importantes dans le contexte de la VAE : définir des champs d'étude, d'intervention, des objectifs,...
Contrôle : vérification portant sur vos activités en vue d'examiner si elles remplissent les conditions demandées. Vérification de l'exactitude, de la validité, de l'authenticité.
Distinguez vos autocontrôles des contrôles hiérarchiques.
Vos méthodes et outils de contrôle sont à expliciter.
Evaluation : mesure d'appréciation de la valeur d'une tâche, d'une activité, d'une technique, d'une chose. Estimation, appréciation.
Vos méthodes et outils d'évaluation (tableaux de bord) sont à expliciter et éventuellement annexer.
Centre National des Ressources Textuelles et Lexicales

Chapitres : Définition des activités - Contrôle des activités - Evaluation des activités - Questions rattachées - Outils

     
Définition d'activité :
- Qui a défini vos activités, vos missions ? Quand ? Qui a défini vos responsabilités ? Cette définition a-t-elle évolué au fil du temps ? Quels sont les facteurs qui ont influé sur l'évolution de cette définition ?
- Qui définit les priorités dans vos missions ? Expliquez-les
- Qui définit les objectifs et résultats à atteindre lors de l'exercice de vos activités ? Comment ? Quels sont-ils généralement ? Quels sont les facteurs influants ? Justifiez.
- Quand est-ce que vos activités ont été redéfinies ? Quelle a été cette redéfinition ? Elle se justifiait comment ?
Définissez ce que l'on est en droit d'attendre d'un professionnel dans votre métier. Comparez avec ce qui est effectivement demandé dans votre structure. Quelles sont les différences ? Expliquez-les.
- Quelles sont les singularités de votre fonction par rapport à un poste similaire dans une autre organisation ?
- Qui a rédigé votre fiche de poste ? Qui a rédigé le référentiel des compétences attendues à votre poste ? Comment ? A joindre en annexe X...
- Cette définition est-elle faite dans le respect d'un cadre réglementaire précis ? Lequel ?
- Cette définition est-elle faite dans le respect d'une stratégie d'entreprise ? Laquelle ?
- Cette définition est-elle faite dans le respect de normes ISO ? Lesquelles ?
- Qui a définit votre champ d'intervention ? En fonction de quels facteurs déterminants ? Qui a défini les limites de vos interventions ? Justifiez-les pour chaque activité. à relier à la question 17
- Quelles sont les limites de vos responsabilités ? Justifiez-les.
- Avez-vous participé à la définition de vos activités ? Quelles furent vos suggestions ? Participez-vous à la définition des limites de votre champ d'intervention ?
- Qui vous donne des instructions ? Sous quelle forme sont-elles transmises ? Quelles sont vos instructions permanentes ? Ponctuelles ?
- Quand avez-vous besoin de consignes strictes ? Quand pouvez-vous vous concerter ?

Les contrôles d'activité :
- Reprenez la liste de vos activités. Expliquez la nécessité et les modalités de contrôles.
- Qui les contrôle en interne et éventuellement à l'externe ? Est-ce la même personne pour toutes vos activités ?
- Les contrôles sont-ils assurés par un organisme externe ? Indépendant ? Expliquez.
- Les mécanismes de contrôle reposent sur quels principes ? Ils suivent quelles procédures ?
- Quelles sont les circonstances de contrôle et de détection ? Avant, pendant ou après l'action ?
- Quelles sont vos vérifications d'usage ? Vos autocontrôles ?
- Les mécanismes de contrôle respectent-elles des normes ? Lesquelles ? Sont-elles auditées ? Développez.
- Les mécanismes de contrôle sont construits suivant quelles méthodes ? Quel programme ? Ils respectent quelle règlementation ?
- Les missions de contrôle se font à partir de quoi ? Quels moyens et outils sont mobilisés pour les contrôles ? Expliquez.
- Devez-vous respecter une succession de contrôles aux différentes phases de l'élaboration du service ou du produit (gamme de contrôle) ? Quels sont les documents décrivant ses contrôles et quels moyens sont nécessaires pour les réaliser ?
Décrivez la succession des contrôles (gamme de contrôle) à effectuer aux différentes étapes des processus : la conception, la fabrication et la mise en œuvre du produit ou du service, le service après vente, sans oublier les moyens nécessaires pour les réaliser.
- Quels sens et quelles valeurs ont ces contrôles ? Pour qui ?
- Généralement, que confrontez-vous, que rapprochez-vous pour contrôler ? Quels écarts repérez-vous généralement ? Expliquez.
- Utilisez-vous des listes de contrôle (check-list) ? Quels points clés vérifiez-vous ? Comment ?
Contrôles avant projet
- Qui a défini les points de contrôle à effectuer ? En relation avec quels facteurs déterminants ? Justifiez ces contrôles.
- Quels sont les objectifs de ces contrôles ? Justifiez-les.
- Quels sont les contrôles prioritaires ? Justifiez-les.
- Qui a conçu et réalisé les outils de contrôle ? A joindre en Annexe X... Commentez si nécessaire.
- Les démarches de contrôle sont-elles intégrées à vos missions ? Quelles sont-elles : durant la phase de conception et de préparation des activités ? Lors de la phase réalisation et de commercialisation ? Lors du suivi des opérations ?
- Devez-vous répondre à des audits internes ? Externes ? Décrivez, expliquez.
- Quels contrôles qualité sont mis en place ? Par qui ? Décrivez
- Un document recense-t-il et décrit-il les contrôles à effectuer à chaque phase de l'exercice de votre mission ? Présentez-le en annexe. Justifiez ces procédures si nécessaire.
- Devez-vous respecter des procédures de validation ? Lesquelles ? Quand ? Expliquez.
- Qui fixe et organise les moyens à mettre en oeuvre lors des contrôles ? Quels sont ces moyens ? Participez-vous à la fixation et à l'organisation de ces contrôles ? Comment ?
- Qui contrôle la validité des études préliminaires ? Des explorations préliminaires ? Des informations préliminaires ? Des expérimentations ?
- Qui et comment sont contrôlés la validité de vos diagnostics et des solutions que vous adoptez ?

Contrôles lors du déploiement de l'action

- Quels sont les points de contrôle ? Comment se justifient-ils ?
- Qui contrôle le respect du cahier des charges ? Le dossier de conception ? Des contrats ? Comment ?
- Quels support de contrôle renseignez-vous ? Utilisez-vous des feuilles de relevés ? Décrivez-les. Comment les inventoriez-vous ?
- Qui contrôle la cadence de production ? Comment ?
- Effectuez-vous des reportings d'information pour renseigner des outils de contrôle ? Décrivez.
- Sur quoi portent ces contrôles ? Quand et à quelle fréquence sont-ils réalisés (constante, régulière, aléatoire dans ce dernier cas explicitez le contexte)...) ? Dans quel contexte sont-ils réalisés ?
- Comment visualisez-vous les informations collectées lors des contrôles ? (Diagramme, tableau, histogramme, camembert...) A joindre en Annexe X...
- Qui intervient pour contrôler les aspects techniques, organisationnels, relationnels, commerciaux, financiers dans vos activités ? A quelle fréquence ?
- Quels sont les différents types de contrôle ? Existe-t-il des contrôles inopinés ? Lesquels ? Ils se justifient comment ?
- Sur quels points portent prioritairement les contrôles ? Secondairement ? Quels critères influent sur ces priorités ? Quelles sont les activités jugées critiques à surveiller particulièrement ?
Dénombrez les contrôles.
- Selon quelles méthodes vos activités sont contrôlées ? Quelles questions vous sont posées ?
- Quels sont les objectifs et les enjeux visés par ces contrôles ? (repérage, pensez prévention, maitrise des risques, des coûts, de la qualité..., aide au pilotage de l'activité, aide à la prise de décision)
- Qui contrôle la liste des travailleurs exposés aux agents chimiques dangereux pour la santé ? Qui contrôle la durée et le degré d'exposition ?
- Qui contrôle des valeurs limites d'exposition professionnelle aux risques ? Comment ?
- Qui contrôle l'équilibre budgétaire ? Les dépenses ?
- Qui contrôle l'avancée des processus ?
- Qui contrôle les procédures de sécurité ?
- Qui recueille, traite les informations recueillies lors de ces contrôles ? Savez-vous comment et selon quels critères ?
- Qui analyse les données recueillies lors des contrôles ? Qui les valide ? Comment ?
- Que compare-t-on lors des contrôles ? Que relie-t-on ?
- Quels sont les liens entre les probabilités d'apparition d'un problème et les contrôles ? Quels sont les liens entre les gravités envisagées et les contrôles ? Expliquez.
- Que se passe t-il lorsque les contrôles décèlent de mauvais résultats ? Des dysfonctionnements ?
- Qui vous donne des consignes de corrections à accomplir, à quelle manière et en quelle occasion ?
- De quelles approbations, validations, avez-vous besoin ?
- De quelle nature ont été vos dernières corrections ? Donnez des exemples.
- Est-ce vous qui proposez des corrections ? Exemples
- Les contrôles vous informent de quoi ?
- Ces contrôles font-ils l'objet d'un rapport ? Avez-vous connaissance de ce rapport ? Un registre de contrôle est-il mis en place ?
- Comment exploitez-vous les résultats des contrôles ?
- En quoi les contrôles vous aident à progresser ?
- Quelles sont les principales problématiques rencontrées lors des contrôles ?
- Quelles contraintes vous imposent ces contrôles ?
- Quelles améliorations apportent-ils ?

Contrôle quantitatif de l'activité (si possible chiffrez)
- Qui fixe les objectifs quantitatifs à atteindre ? Qui, comment, quand sont contrôlés les performances ? Selon quelle méthode et dans quels buts ?
- Quels sont les objectifs quantitatifs à atteindre ? Donnez des chiffres et expliquez.
- Quelles améliorations sont généralement visées ?
- Qui fixe ces améliorations ? En fonction de quels critères ?
- Identifiez les critères de réussite d'un contrôle quantitatif de l'activité.

Contrôle qualitatif de l'activité
- Qui fixe les modalités de travail à respecter ? Qui contrôle la qualité ? Quand et comment ?
- Quels sont les objectifs qualitatifs à atteindre ? Donnez des chiffres et expliquez.
- Quels sont les tests de contrôle qualitatif ?
- Devez-vous respecter des indicateurs de performance ? Lesquels ? Justifiez les.
- Quels normes, labels... sont à respecter ? Explicitez le contenu de ces normes, labels...
- Qui contrôle le taux de rebut ?
- Qui contrôle le taux de litige avec les clients ?
- Quelles améliorations sont généralement visées ?
- Qui fixe ces améliorations ? En fonction de quoi ?
- Qui valide le contrôle qualitatif ?
- Identifiez les critères de validation d'un contrôle qualitatif de l'activité.
Croisez les exigeances qualitatives et quantitatives. Analysez.

- Avez-vous créé, mis en place des outils de contrôle ? Lesquels ? Que montrent-ils ? A joindre en annexe X...
Faites-vous des statistiques ? Lesquelles ? Que vous indiquent-ils ? Quelles données collectez-vous pour renseigner vos outils de contrôle et d'évaluation ? A joindre en annexe X...
- Certains contrôles sont-ils faits par des organismes externes ? Lesquels ? Expliquez pourquoi.
- Avez-vous déjà été contrôlé par le fisc ? L'inspection du travail ? L'URSSAF ? Des Organismes "qualité" certificateurs ?


Les évaluations d'activité :
- Reprenez la liste de vos activités. Expliquez la nécessité et les modalités des évaluations.
- Qui les évalue ? Est-ce la même personne pour toutes vos activités ?
- Les mécanismes d'évaluation reposent sur quels principes ? Qui les valide ? Comment ?
- Qui définit les objets de l'évaluation ? Quels sont-ils ?
- Les mécanismes d'évaluation respectent-elles des normes procédurales ? Lesquelles ?
- Les missions d'évaluation se font à partir de quoi ? Les mécanismes d'évaluation sont construits suivant quelles méthodes ? Protocole ?
Décrivez la succession des évaluations à effectuer aux différentes phases de la conception, de la fabrication et de la mise en œuvre du produit ou du service, puis les moyens nécessaires pour les réaliser.
- Quels sont les principaux indicateurs d'évaluation ? Les définissez-vous ?
- Quels sont les tests d'évaluation ? Expliquez-les.
- Généralement, que confrontez-vous, que rapprochez-vous pour évaluer ? Quels écarts évaluez-vous. Explicitez-les.
- Quels sens et quelles valeurs ont ces évaluations ? Pour qui ?

Evaluations avant projet
- Quand ses évaluations sont-elles faites ? Durant la phase de conception et de préparation des activités ?
- Qui a fixé les différents points d'évaluations à réaliser ? En fonction de quels facteurs et objectifs ? Justifiez.
- Qui a défini et fixé les méthodes d'évaluations à réaliser ? Qui a conçu et réalisé les outils d'évaluation ? A joindre en annexe X...
- Quels sont les critères d'évaluation ? Qui les a définis ? Extrayez l'éventail des valeurs retenues comme indicateurs d'évaluation. Commentez-les.
- Qui évalue l'urgence, la gravité, l'importance ? En fonction de quels objectifs ? De quels facteurs déterminants ?
- Quels support d'évaluation renseignez-vous ?
- Quels sont les évaluations prioritaires ? Justifiez-les.
- Qu'est-ce que les évaluations permettent de repérer ? De corriger ?
- Les évaluations sont en prise avec quelles problématiques ?
- Qui fixe et organise les moyens à mettre en oeuvre pour évaluer ? Quels sont ces moyens (temps, ressources humaines et matérielles) ? Participez-vous à la fixation et à l'organisation de ces moyens d'évaluation ?
- Qui évalue le niveau d'information à recueillir ? Qui évalue les points problématiques ? Qui évalue les diagnostics, les solutions retenues ? Comment ?
- Qui intervient pour évaluer les risques ? Quand, comment ?

Evaluations lors du déploiement de l'action

- Quand ses évaluations sont-elles faites lors de la phase réalisation ? Lors de la commercialisation ? Lors du suivi d'opération ?
- Comment visualisez-vous les informations collectées lors des évaluations ? A joindre en Annexe X...
- Comment évaluez-vous les performances de vos concurrents ?
- Des outils d'évaluation sont-ils intégrés à vos missions ? A joindre en annexe X...
- Etes-vous noté ? Selon quelle méthode ?
- Un document décrit-il la succession des évaluations à effectuer à chaque phase de l'exercice de votre mission ? Présentez-le.
- Qui collecte les données de l'évaluation ? Qui les traite ?
- Sur quoi portent prioritairement les évaluations ? Sur les délais, sur les coûts de revient, sur les processus de mises en œuvre de fabrication, sur sa commercialisation...? Secondairement ?
- A quelle fréquence sont-elles faites (constante, régulière, aléatoire dans ce dernier cas explicitez le contexte...) ? Dans quel contexte sont-elles réalisées ?
- Quels sont les différents types d'évaluation ?
- Qui intervient pour évaluer l'exercice de vos activités : la qualité, les performances techniques, organisationnelles, relationnelles, commerciales, financières... ? A quelle fréquence ?
- Qui évalue la portée, la qualité, de vos interventions, les conséquences ? Comment ?
- Qu'est-ce qui est comparé lors des évaluations ?

- Comment situez-vous vos performances ? Au sein de votre structure ? Au sein de votre secteur d'activité ?
- Evaluez-vous les taux de performances des machines ? Les taux de disponibilités ? Expliquez.
- Que faites-vous en cas de perte de performance ?
- Qui analyse les résultats des évaluations d'activité, (évolution des résultats, évolution de la clientèle...) Qui, comment, quand sont-ils évalués ? Selon quels méthodes et critères ?
- Quels sont les objectifs et les enjeux visés par ces évaluations ? (pensez diagnostic visant l'amélioration des performances, de la qualité, de la sécurité, des conditions de travail, de la mise à niveau du personnel, élucidation des problèmes...)
- Qui évalue si les objectifs ont été atteints ? Comment ?
- Qui évalue les résultats obtenus ? Comment ?
- Qui évalue si les méthodes, processus, moyens, mis en place ont été adéquats, performants ?
- Ces évaluations font-elles l'objet d'un rapport ? Participez-vous à sa rédaction ? A joindre en Annexe X...
- Que se passe-t-il en cas d'évaluation pointant des insuffisances, des déficiences...?
- Qui donne les consignes de corrections à accomplir, de quelle manière et en quelles occasions ?
- Les évaluations vous informent de quoi ? Quelles expériences en retirez-vous ?
- Quelles sont les principales problématiques rencontrées dans vos évaluations ?
- Comment exploitez-vous les résultats des évaluations ?
- En quoi les évaluations vous aident à progresser ?
- Avez-vous créé, mis en place, des outils d'évaluation ? Lesquels ? Que montrent-ils ? A joindre en Annexe X...
- Certaines évaluations sont-elles faites par des organismes externes ? Lesquels ? Expliquez pourquoi.

- De quelles natures ont été vos dernières corrections ? Donnez des exemples.
- Est-ce vous qui proposez des améliorations ? A qui ? Comment ?
- Quelles exigences nouvelles vous imposent ces évaluations ? Comment vous adaptez-vous ?
- Quelles améliorations observez-vous suite aux évaluations ? Dans quels domaines ?

Evaluation participative :
- Les contrôles et évaluations se font-ils en commun ? Par contact personnel ?
- Un dialogue social est-il mis en place autour (avant, pendant, après) des contrôles et évaluations ? Dans quels buts ?
- Quelles expériences en avez-vous retirées ?

- Quel suivi des contrôles et évaluation est mis en place ? Par qui ? Comment ?
- Quelles sont les mesures pratiques qui sont mises en place suite aux résultats des contrôles et évaluations ? Exemple.
- Au cours de ces derniers mois, vous a-t-on dit comment faire votre travail ? Qui ? A quelles occasions ?
- Au cours de ces derniers mois, avez-vous contrôlé, évalué l'activité ? De qui ? A quelles occasions ?
- Etes-vous formé à l'évaluation ? Comment ? à relier à la question 18
- Si oui, comment exploitez-vous les données recueillies ? à relier à la question 25
- Avez-vous participé à l'élaboration, à l'amélioration, à la mise en place d'outils de contrôle et/ou d'évaluation ? Expliquez. A joindre en Annexe X...

Questions rattachées :
- Dans le temps, comment a évolué la définition de vos activités pour ce poste ? Sous l'influence de qui et de quoi ?
- Au fil du temps comment a évolué les contrôles ? Les évaluations ? Justifiez cette évolution.
- Au fil du temps, avez-vous diminué certains contrôles sans diminuer la qualité ? Expliquez.
- Quelles sont les limites des contrôles ? Quelles sont les limites des évaluations ?

- Parmi toutes vos activités quelle est celle où vous avez le plus d'autonomie et de responsabilités ? Quelle est celle où vous en avez le moins ? Pour quelles raisons ?
- Avez-vous l'indépendance que vous souhaitez ?
- Quelle est la précision des contrôles et des évaluations ? Exemple
- Suite aux résultats des contrôles et évaluations, quelles questions posez-vous ? A qui ? Dans quel but ?
- Qu'avez-vous réformé dans vos pratiques suite à ces contrôles et évaluations ?
- Quelles connaissances nouvelles avez-vous acquises suite aux contrôles et aux évaluations ?
- Etudiez-vous les coûts de ces contrôles ? Expliquez.
- Quels documents devez-vous remplir, fournir dans le cadre des contrôles et évaluations ?
- Quelle est la fréquence de vos rapports avec votre hiérarchie ? Décrivez-les.
- Rédigez-vous des rapports de mission ? En faire une synthèse en Annexe X...
- Quels sont vos autocontrôles et auto-évaluations ? Nécessitent-ils un savoir-faire spécifique ? Quels sont vos points de repère ? Comment sont-ils déterminés ? Dans quels buts ?

Conclusion :
- Faites une synthèse et un bilan réflexif autour de cette question.












     
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