Une méthode d'organisation résulte aussi d'un savoir-faire issu de l'expérience.
Les compétences procédurales peuvent être automatisées, invisibles (implicites) et peuvent soit avoir perdu leur justification théorique ou soit être construites au fur et à mesure du déroulement de l'action. En conséquence, elles ne sont pas verbalisables aisément.
Montrez à partir de quoi et comment vous organisez rationnellement et avec efficience, vos plans d'étude, vos plans d'action.
Montrez vos capacités à gérer le temps, les ressources, les projets, les relations et tenant compte des objectifs variables et des circonstances.
Décomposez votre activité dans le temps, étudiez votre organisation avant, pendant et après vos interventions.
Etudiez les corrélations et les interactions entre chaque tâche.

Reliez la description de votre organisation de vos activités à la question, quelle place occupez-vous dans cette unité de travail ?

Qui a défini l'organisation de votre travail ? Montrez la pertinence de cette organisation et les valeurs ajoutées de votre organisation.
- Votre organisation (démarche) a-t-elle évolué au fil du temps ? Sous l'influence de quels facteurs ? Expliquez et montrez votre adaptation.
- A quoi votre organisation s'adapte ? De quoi ou de qui dépend-elle ? Qu'est-ce qu'elle garantit, facilite ? Elle contraint à quoi ?
- Quel est le volume de temps consacré à l'organisation de cette activité ?

• Situez :
Vous pouvez partir de votre emploi du temps pour cette activité (en situation normale d'exercice). Etudiez l'évolution de vos méthodes d'organisation. Justifiez-les.
Faites un plan pour structurer votre écrit. Annoncez ce plan au jury.

• Sur quel modèle se fonde votre organisation ?
- Travail à la chaîne, organisation bureaucratique : La division du travail est-elle stricte ? Vos tâches sont-elles très spécialisées ? Les fonctions sont-elles très hiérarchisées ? Les décisions sont-elles assumées par une seule personne ? Quelle est la place de la standardisation des procédures dans votre activité ?
Quelles sont les autorisations requises à chaque étape de votre organisation. A relier à la question 17
- Organisation basée sur les relations humaines : Quelle est la place de l'équipe dans votre organisation ? Quelle est la place de la responsabilité de la personne ? Participez-vous aux décisions ? Quelle place est donnée à l'investissement personnel ?
- Planification calculée : Quels sont les outils d'aide à la décision organisationnelle qui sont mis en place ? Décrivez-les. Participez-vous au reporting d'information pour actualiser ces outils ? Utilisez-vous des moyens informatiques pour optimiser l'organisation ? Décrivez et expliquez.
- La concurrence facteur déterminant de l'organisation : La recherche du profit et de la performance optimale est-elle le principe sur lequel repose l'organisation ?
La recherche de la concurrence entre les employés est-elle le principe sur lequel repose l'organisation ? Décrivez, expliquez.
Quelle est la place de l'esprit de compétition dans votre organisation ? Comment faites-vous pour atteindre et dépasser les objectifs ?
- Votre organisation est-elle dépendante de la bonne exécution d'une suite de tâches subordonnées les unes des autres ? Votre organisation est-elle séquentielle ?
- Devez-vous respectez certaines normes d'organisation (exemple : ISO 9001) ? Si oui lesquelles ? Décrivez les processus.
- Définissez-vous des méthodes (plans) d'organisation ? Lesquelles ?
- Préconisez-vous des méthodologies ? Dans quel domaine ? Expliquez.

Lien pour approdondir : Site du CEDIP
- L'organisation et son fonctionnement.
- L'agent et son poste de travail
- Méthodes et outils

• Quels sont les facteurs (ou critères) influant sur votre organisation ? Montrez l'ordre logique des actions dans le temps et la cohérence par rapport aux facteurs déterminants. En fonction de quoi ou de qui vous organisez-vous ?
- Votre organisation est-elle toujours la même ? Est-elle toujours effectuée dans les mêmes conditions ? Selon la même procédure ? Expliquez pourquoi ?
- Qui détermine les facteurs influant sur votre organisation ?
- Quels sont les moments clés et points clés essentiels pour votre organisation ? Expliquez.
- Quels sont les principaux objectifs de votre organisation ?
- Votre organisation change-t-elle en fonction de la variation des priorités ? Exemple
- Votre organisation est en cohérence avec quels objectifs ? Quelles problématiques ?
- Quelles sont les principales problématiques déterminantes pour votre organisation ?
- Qu'est-ce qui est au centre de vos préoccupations ? Vous vous organisez autour de quelles priorités ? Qui fixe ces priorités ? Comment ?
- Quels sont les impacts des contraintes sur votre organisation ?
- Quels est l'impact de votre déontologie sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence de la méthode employée sur votre organisation ? Faite le lien entre méthode et organisation.
- Quelle est l'influence de la gestion des informations sur votre organisation ? En relation avec la question 25
- Quel est l'impact de la gestion financière sur votre organisation ?
- Quel est l'impact des limites budgétaires sur votre organisation ? Quel est l'impact des tarifs ? Des coûts ?
- Quel est l'impact de la gestion des risques sur votre organisation ? Que devez-vous surveiller ?
- Quel est l'impact de la gestion du temps sur votre organisation ? Quand choisissez-vous de programmer vos actions ? Expliquez. Comment vous réorganisez-vous en cas de délais très court ?
- Quel est l'impact des objectifs fixés sur votre organisation ? Et inversement ?
- Quel est l'impact du stress sur votre organisation ?
- Quels sont les impacts des incertitudes sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de ce que vous devez anticiper sur votre organisation ?
- En quoi votre organisation favorise votre adaptabilité ?
- En quoi votre organisation facilite le travail d'équipe ? En quoi les effectifs influent sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de vos qualités relationnelles sur votre organisation ?
- En quoi votre organisation facilite votre créativité ?
- En quoi la structure de travail influe sur votre organisation ?
- En quoi l'utilisation de tel ou tel outil influence votre organisation ?
- Quelles sont les influences des procédures de contrôle et d'évaluation sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence des mesures de sécurité sur votre organisation ?
- Quelles est l'influence des impératifs de qualité sur votre organisation ? Quelles influences les normes et la démarche qualité ont sur votre organisation ?
- Quelles sont les influences de vos dépendances sur votre organisation ?
- Quel est l'impact de la conjoncture, des circonstances, des variations saisonnières, de l'actualité sur votre organisation ?
- Quelle est l'importance des variations de la demande du marché sur votre organisation ? Comment vous adaptez-vous à de fortes variations de la demande ?
- Quelle est l'importance des variations de l'offre sur votre organisation ?
- Quelle est l'influence du court terme sur votre plan d'organisation ? Quelle est l'influence du long terme ?
- Quelle est l'influence des variations de l'offre sur votre organisation ?
- Quelles sont vos qualités personnelles qui influent sur votre organisation ?
- Devez-vous être disponible immédiatement pour répondre aux demandes ?

- Existe-t-il des moments plus favorables que d'autres pour réaliser cette activité ? Si oui, quels sont-ils ?
- Quels sont les facteurs les plus déterminants pour votre organisation ? En relation avec la question 22

• Décrivez vos méthodes d'organisation
Reprenez la liste de vos tâches établit en question 20.
- Montrez schématiquement, étape par étape, le déroulement chronologique de l'activité et décomposez-la dans le temps (jour J-10, J-5, J-1 jour J, jour J+1, J+10...).
- Autre approche : explicitez les méthodes d'organisation spécifiques à chaque tâche constitutives de l'activité.

Rappelez les tâches que vous organisez en toute autonomie et commentez.
Montrez les avantages de vos méthodes d'organisation.

- Devez-vous respecter de strictes règles de conduite et d'organisation ? Devez-vous vous entrainer à cette discipline ? Décrivez et justifiez point par point cet entrainement.
- Proposez-vous des solutions d’organisation ? Créez-vous des procédures ? A partir de quelles spécifications ?
- En quoi votre organisation permet-elle de respecter les coûts et les délais ? De maîtriser les technologies ? De gérer les ressources humaines ?
- Comment se justifie le déroulement chronologique des tâches ? Faites ressortir les relations entre chaque tâche. Les tâches sont-elles tributaires les unes des autres ?
- Quel ordre méthodologique respectez-vous pour accomplir votre activité ?
- Qu'inventoriez-vous ?
- Comment évaluez-vous la masse de travail à réaliser ? Les volumes à traiter ? Comment vous organisez-vous en fonction ?
- Tâche par tâche, comment organisez-vous votre temps ?
- Devez-vous réaliser plusieurs tâches en parallèle ?
- La bonne réalisation d'une tâche est-elle déterminante pour la suivante ?
- Quel échéancier élaborez-vous ? Quel échéancier respectez-vous ?
- Généralement, combien de temps passez-vous pour chacune des tâches composant cette activité ? Chiffrez. Que peut-on observer ? Repérez les tâches répétitives, occasionnelles, aléatoires.
- Assurez-vous des permanences ? Si oui, comment vous organisez-vous ?
- Gérez-vous votre planning ? Seul ? Comment ? Celui de votre équipe ?
- Quels outils de planification appliquez-vous ? (P.E.R.T., réseau des antécédents, G.A.N.T.T., etc)
- Avez-vous adapté, copié vos outils et méthodes d'organisation ? Expliquez.
- Comment s'organisait l'activité quand vous avez pris vos fonctions ? Comment s'organise-t-elle aujourd'hui ? Expliquez les différences ? Avez-vous été à l'origine des évolutions d'organisation ?
- Menez-vous de front plusieurs autres activités parallèlement cette activité décrite ? Lesquelles ? Comment se répartit votre emploi du temps ?
- Vous devez vous concentrer simultanément sur quoi et quoi ? Sur qui et qui ?
- Que faites vous pour réguler, équilibrer, la réalisation des tâches ?
- Vous laisse-t-on vous organiser en toute autonomie ? Quand ?
- Décidez-vous de l’organisation de votre activité ? Si non, qui est-ce ? à relier à la question 17
- Décidez-vous en partie de l'organisation de cette activité ? Laquelle ?
- Discutez de la pertinence de ce type d'organisation, évaluez les points forts et les points faibles.
- Votre organisation vous permet de vous affranchir de qui ? De quoi ? En quoi est-ce important ?
- Dans votre organisation, existe-t-il un bureau des méthodes ?
- Comment organisez-vous les phases d'expérimentation ?
- Décrivez les procédures qui sont mises en place pour organiser votre activité. Quels buts sont recherchés ?
- Comment organisez-vous vos locaux ? En fonction de quoi ? Pour qui ?

• Vous intervenez en équipe pour réaliser cette activité :
- Suivez-vous un modèle standard d’organisation ? Devez-vous respecter des procédures obligatoires ? Décrivez-les.
- Quel est l'intérêt de ce type d'organisation ?
- Quels sont les objectifs visés par cette méthode d'organisation ?
- Combien de personnes sont généralement impliquées durant l'organisation ?
- Comment vous répartissez-vous les tâches ? Qui décide de cette division du travail ? Du temps ? Polyvalent, vous pouvez intervenir sur toutes les tâches de cette activité ?
- Pouvez-vous négocier cette répartition des tâches ? Cette répartition du temps ?
- De qui êtes-vous tributaire ?
- Comment partagez-vous l'information ?

Vous organisez le travail de vos équipes :
- Quelles consignes d'organisation donnez-vous généralement ?
- Que délèguez-vous ?
- Comment déterminez-vous les priorités ? Les facteurs déterminants ?
- Comment répartissez-vous les tâches ?
- Comment coordonnez-vous les tâches ?
- Comment donnez-vous vos instructions ? Comment suivez-vous le déroulement de chaque tâche ? Comment contrôlez-vous et évaluez-vous les résultats en terme d'organisation ?
- Comment suivez-vous et contrôlez-vous le déroulement de l'organisation ?
- En cas d'imprévu, comment vous réorganisez-vous ? Quelles instructions donnez-vous pour réorganiser des tâches ? Exemple.
- Comment gérez-vous les éventuelles interférences d'organisation entre services ? Donnez un exemple.

Montrez par un exemple la pertinence de la (des) méthode(s) d'organisation du point de vue :
- des moyens humains, techniques, matériels à mettre en oeuvre ? de la définition du temps nécessaire à la réalisation de l'activité. Sous la responsabilité de qui ? Comment ?
- de la définition des coûts de production. Sous la responsabilité de qui ? De quelle manière ?
- de la simplification et rationalisation des tâches. Sous la responsabilité de qui ? De quelle manière ?
- de l'optimisation des coûts/temps de production. Sous la responsabilité de qui ? De quelle manière ?
- Quels avantages tirez-vous de cette organisation du travail en équipe ?
- Avez-vous expérimenté d'autres méthodes d'organisation ? Lesquelles ? Tirez les avantages et les inconvénients ?
- Avez-vous déjà fait des propositions visant à améliorer l'organisation de cette activité ?
- Des enquêtes, mesures sont-elles effectuées pour améliorer l'organisation de l'activité ? Quelles sont-elles ? A quelle fréquence ? Avec quels résultats et conséquences ? Exemple

• Vous vous organisez seul pour réaliser cette activité :
- Quels sont les principaux facteurs qui conditionnent votre organisation ?
- Comment fixez-vous vos priorités ? Fixez-vous des seuils (normalité, point critique...) ? Lesquels ? Quelles sont leurs influences sur votre organisation ?
- Envisagez-vous diverses possibilités ? Mesurez-vous des probabilités ? Lesquelles ? En quoi les résultats influencent votre organisation ?
- Qu'est-ce que votre organisation vous permet d'améliorer ? D'optimiser ? De sécuriser ? Comment ? Dans quels buts ?
- Votre organisation dépend de quelles informations essentielles ?
- Qu'est-ce que votre organisation vous permet d'anticiper ?
- Comment contrôlez-vous l'efficacité et l'efficience de votre organisation ?
- Pour quelles étapes prévoyez-vous des possibilités d'ajustement, de flexibilité ?
- Prévoyez-vous plusieurs lignes de conduite ?
- Comment vous organisez-vous pour recenser les moyens à mettre en œuvre ?
- Comment vous organisez-vous pour maitriser les coûts ? Votre budget ?
- Que faites-vous pour ne rien oublier ? (Procédure, liste de contrôle...)

- Que faites-vous pour optimiser la gestion du temps ?
- Gérez-vous votre emploi du temps au jour le jour, sur une semaine, un mois, à l'année ?
- Comment s'adapte votre organisation aux fluctuations d'activité ? Aux variations saisonnières ? Aux incertitudes ?
- Que planifiez-vous ? Comment ? Pourquoi ? A joindre en annexe X... un exemple d'outil de gestion des tâches.
- Quels sont vos indicateurs (tableau de bord) liés à l'organisation ? Tenez-vous un journal de bord de suivi de réalisation ? A joindre en annexe X...

- Faites-vous un cahier des charges ? Expliquez comment vous organisez les activités les unes entre elles. A joindre en annexe X...
- Quels avantages tirez-vous de votre organisation ?
- En quoi votre organisation améliore-t-elle la qualité du travail ?
- En quoi votre organisation permet d'éviter les erreurs ?
- Votre organisation vous permet d'être plus disponible à qui ? A quoi ? Justifiez.
- Qu'est-ce que votre organisation permet de faire apparaitre ? D'encourager ? De quelle manière ?

- Que faites-vous pour que l'on puisse facilement vous remplacer en cas d'absence ?
- Un collègue peut-il prendre facilement la suite de votre travail ?


• Questions rattachées :
- Quelle est l'influence de la structure fonctionnelle de l'entreprise sur votre organisation ?
- Quelles sont les principales problématiques rencontrées pour vous organiser ? Quels sont les facteurs limitants ?
- Quelles sont les originalités, les singularités de votre organisation ?
- Comment vous organisez-vous pour vous adapter aux changements futurs ?
- Dans votre organisation, qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu'est-ce que vous pourriez améliorer ?
- Quelle souplesse permet votre organisation ?
- Quelles tâches se chevauchent ? Expliquez. Quelles sont les conséquences sur votre organisation ?
- Comment vous organisez-vous lorsque vous travaillez en effectif réduit ?
- Depuis que vous exercez, qu'avez-vous amélioré dans votre organisation ?
- Remettez-vous en cause souvent vos méthodes de travail ? Qu'avez-vous testé dernièrement ?
- Votre organisation vous permet-elle d'éviter le surmenage ?
- Quelle place est laissée dans votre organisation du travail pour transmettre un savoir-faire ?
- Avez-vous déjà travaillé à distance ? Comment vous êtes-vous réorganisé ?
- Comment vous réorganisez-vous en cas de retard ? Expliquez.
- Quand devez-vous adapter vos méthodes de travail habituelles ? Expliquez.
Réfléchir sur l'ordre, revient à réfléchir sur les facteurs de désorganisation de confusion.

• Faites le point :
sur l'évolution de vos connaissances procédurales (ou méthodes d'organisation) depuis que vous exercez cette activité.
- Si vous avez des conseils spécifiques à donner à propos de l'organisation de l'activité, exposez-les.

OUTIL - Téléchargez ICI.